Scrivere un contratto di catering Condizioni da includere

Stai cercando un lavoro di catering? Se SÌ, ecco una guida completa su come scrivere un contratto di catering più termini e condizioni che devi includere.

Che cos’è un contratto di catering?

Un contratto di catering è noto come un accordo scritto legale e vincolante che delinea le aspettative di servizio tra un venditore di alimenti e un cliente rispetto a un evento. Un contratto di catering ben scritto fornisce una chiara descrizione degli obblighi, delle scadenze e dei programmi di pagamento per entrambe le parti coinvolte nell’accordo.

Un buon contratto protegge entrambe le parti nel caso in cui qualcosa vada storto nel business mentre spesso sì, e i ristoratori o i clienti che non sono protetti in questa situazione da un contratto di ferro possono essere in perdita.

Componenti di un contratto di contratto di servizio di catering

• Tipo di evento
• Data dell’evento
• Posizione
• Descrizione del servizio
• Numero di ospiti a essere soddisfatti per
• Condizioni da soddisfare prima di modificare il numero di ospiti previsti.
• Selezione e prezzo del menu
• Politica di cancellazione
• Servizi di subappalto e prezzi
• Politica di rimborso
• Disposizione dei posti a sedere
• Costo totale del lavoro
• Programma di pagamento
• Non- politica di rimborso; se presente
• Firma di entrambe le parti

Di solito è incluso un contratto di catering valido; il menu da servire durante l’evento, il servizio di ristorazione, le date di consegna, i problemi di responsabilità, le procedure, le commissioni e i pagamenti. Nel delineare questo, dovresti anche esaminare i termini e le condizioni dell’azienda e chi avrebbe la responsabilità di ogni fallout.

Redigere un contratto di catering e convincere il cliente a firmarlo è molto importante e potrebbe essere l’unica cosa che può mantenere la pace in quella relazione e anche impedire al cliente di andare esagerare con le sue richieste e apportare molte modifiche dell’ultimo minuto a tue spese.Sappi che non puoi avere troppe informazioni in questo tipo di contratto, infatti, più informazioni hai, meglio è, poiché significherebbe che hai coperto l’intera base.

Se sei un ristoratore che ha appena registrato un cliente e si chiede come redigere un buon contratto di catering, di seguito sono le procedure che possono aiutarti a redigere il tuo contratto, oltre ai termini e alle condizioni che devi includere.

Scrivere un contratto di catering Termini Condizioni Devi includere

1. Dettagli cliente

Prima di stipulare un contratto con un cliente, devi conoscere molto il cliente bene. Per fare questo, devi raccogliere dettagli importanti sul cliente che devi eseguire e scrivere il contratto di catering.

Dovresti redigere un modulo che richieda al cliente le seguenti informazioni; il nome, l’indirizzo, il numero di telefono e l’indirizzo e-mail dei clienti, la data e la posizione specifiche delle funzioni, l’ora di inizio delle funzioni e la durata prevista e il numero di ospiti, adulti, bambini e venditori previsti come fotografi e DJ. Inserire queste informazioni nei primi paragrafi del contratto, quindi conservare il modulo per riferimento futuro.

2.Redigere una dichiarazione while

Bozza di una dichiarazione considerando che contiene i nomi e gli indirizzi delle parti e l’oggetto generale del contratto. Considerando che le dichiarazioni non sono richieste in tutte le giurisdizioni, ma sono utili per fornire una comprensione generale dell’oggetto del contratto.

Una dichiarazione che spiega quali beni e servizi vengono scambiati e cosa ci si aspetta da ciascuna parte fornire. È possibile leggere una dichiarazione relativa a un contratto di catering, considerando che il cliente desidera assumere il servizio di catering ai fini della fornitura di servizi e il servizio di catering desidera fornire servizi in cambio della somma concordata, le parti concordano quanto segue.

3. Servizi da fornire e personale

È importante che il client comprenda quanti server sta ricevendo per il suo prezzo negoziato e il tipo di servizio che sta ordinando in modo che non c’è confusione all’evento. Elencare il tipo di servizio concordato con il cliente, ad esempio un buffet, stuzzichini sfogliati o un evento a sedere. Elencare sul contratto il numero di server, bus bus e baristi presenti nella propria azienda ed elencare eventuali addebiti per i membri del servizio aggiuntivo.

4.Servizi aggiuntivi

Progetti di disposizioni relative a eventuali servizi aggiuntivi che dovresti fornire in relazione all’evento. Ad esempio, se il catering fornisce decorazioni o mobili per l’evento, questi servizi dovrebbero essere menzionati nel contratto e anche le tariffe delineate.

5. Depositi e prenotazioni

Includi in un linguaggio chiaro l’ammontare del deposito richiesto e la data per la prenotazione. Il cliente deve capire che prenotando una certa data, ora non è possibile prenotare quella data per chiunque debba annullare. Il deposito di prenotazione della data è di solito il 50 percento del conto totale. Indicare quando è dovuto il pagamento finale. Molte aziende di catering prevedono il pagamento completo di qualche giorno prima dell’evento programmato se i costi superano un determinato importo in dollari.

6. Ripartizione dei costi

Poiché il denaro è invariabilmente l’osso della contesa in caso di disaccordo contrattuale, il contratto deve essere il più dettagliato possibile per quanto riguarda le finanze e i servizi resi. Includere una ripartizione dettagliata dei costi di cibo e altri servizi che verranno forniti.

Ciò dovrebbe includere il numero di membri dello staff per ospite; il menu e il tipo di servizio – stile maggiordomo o buffet. Alcune persone lo mescolano con lo stile buffet per gli antipasti e poi una cena a sedere con servizio al tavolo o viceversa.Conosci il tuo stile e poi dettaglia la tariffa oraria per personale; il tipo di bevande da servire (importante anche se ci sarà un bar) e gli eventuali costi di lavoro straordinario.

Elenca il costo per gli ospiti aggiuntivi (e assicurati di menzionare quando deve essere inviato un numero finale) e discutere l’addebito per gli extra che potrebbero essere aggiunti, che non sono inclusi nel prezzo base. Il contratto deve indicare chiaramente la vostra politica relativa alle forme di pagamento accettate, come contanti, assegni, carta di credito, ecc.

7. Forniture e consegne

Il contratto dovrebbe anche indicare se sarà il catering o il cliente a fornire tavoli, sedie, biancheria, stoviglie, bicchieri e posate. Se è il catering, elenca i costi relativi a questi noleggi. Spiegare chi è responsabile per le consegne, l’installazione, la pulizia e la restituzione delle attrezzature.

Sebbene il nome della persona che supervisionerà il personale potrebbe non essere noto al momento contratto firmato, deve essere inclusa una clausola che stabilisce che fornirai le informazioni non appena le conosci, insieme alle informazioni di contatto. Inoltre, discuti e includi tutti i requisiti di codice di abbigliamento adeguati per i membri del tuo staff.

8. Politica di cancellazione

I dettagli dell’evento potrebbero cambiare inaspettatamente e dovresti negoziare i termini per i rimborsi o la cancellazione del contratto di catering.L’inclusione di una clausola che delinea la risoluzione del contratto protegge il proprietario della ristorazione e il cliente da continui oneri e spese. Determinare i termini relativi al rimborso del deposito o alla valutazione di spese aggiuntive per recedere dal contratto di catering.

La polizza può fornire un rimborso flessibile, a seconda di quanto tempo in anticipo viene effettuata la cancellazione. Se un cliente annulla tre mesi prima della data prenotata originale, hai buone possibilità di riprenotare quella data, quindi un rimborso maggiore può essere dato se il cliente annulla solo due settimane prima della data prenotata.

9. Politica di responsabilità

Crea una politica di responsabilità chiara. Non si deve essere ritenuti responsabili per eventuali danni alle attrezzature o alle proprietà noleggiate, nonché per eventuali perdite causate dagli ospiti durante l’evento. Consultare un avvocato per assicurarsi che questa lingua sia molto chiara nel contratto. Inoltre, chiarisci di cosa sarai responsabile, come i danni causati dai tuoi dipendenti.

10. Politica sugli avanzi

Annota la tua politica per gli avanzi al termine dell’evento. In alcuni stati, le normative sanitarie impediscono al catering di fornire gli avanzi al cliente, quindi questo deve essere dichiarato chiaramente, altrimenti potrebbe esserci una disputa su chi possiede gli avanzi. Se sei in grado e vuoi lasciare gli avanzi con il cliente, negozia questo con loro alla firma del contratto.

11.Violazione del contratto

Annotare le procedure esatte per qualsiasi violazione del contratto, nonché ciò che costituisce una violazione del contratto e assicurarsi che tutte le parti comprendano chi è responsabile per le spese legali o altre procedure qualora dovessero diventare necessario.

12. Tasse e gratifiche

Redigere una dichiarazione su come verranno gestite le mance e le tasse. Alcuni ristoratori possono scegliere di coprire tali commissioni nel loro prezzo complessivo, ma se addebiterete tali commissioni oltre al prezzo della ristorazione, dovrebbero essere spiegate nel contratto.

13. Termini e condizioni

La sezione finale di un contratto di catering dovrebbe elencare i termini e le condizioni del rapporto tra voi il catering e il cliente. Elencare le informazioni relative all’assicurazione di responsabilità civile, la data finale in cui il cliente può apportare modifiche al conteggio o al menu del proprio ospite e le informazioni di pagamento.

Suddividere le informazioni di pagamento in base all’importo di un deposito dovuto, all’importo del deposito che è rimborsabile e quando il pagamento finale sul saldo è dovuto dal cliente. Descrivi la tua politica di cancellazione e se un cliente riceve un rimborso per l’annullamento entro una certa data.

14. Firma

Lascia spazio nella parte inferiore del contratto per la tua firma, quella dei tuoi clienti e la data.Includi sempre un paragrafo prima di firmare che dichiari la tua garanzia per un servizio di qualità e un numero diretto per raggiungerti in caso di problemi o modifiche.

Termini e condizioni che dovresti includere in un contratto di catering

I termini e le condizioni contengono i dettagli di un contratto stipulato tra un ristoratore e il suo cliente. Il contratto stesso stabilirà gli obblighi fondamentali di ciascuna parte e mirerà a chiarire cosa accadrebbe se le cose andassero male. I termini e le condizioni sono per lo più non negoziabili e sono preziosi per evitare incomprensioni e disaccordi. Alcuni dei termini e delle condizioni normalmente previsti in un contratto di catering sono i seguenti;

• Violazione del contratto: delinea i passaggi necessari per una violazione del contratto. Prima di firmare l’accordo, assicurarsi che entrambe le parti siano a conoscenza di chi è responsabile per le spese legali in caso di azione legale. Inoltre, includi un’opzione per cercare la mediazione per la risoluzione dei conflitti se desideri evitare spese legali costose.
• Pagamenti non onorati dalla banca dei clienti o dalla società della carta di credito: se i tuoi clienti controllano viene restituito non pagato per qualsiasi motivo, la tua banca ti addebiterà una commissione. I termini e le condizioni devono includere un addebito per pagamenti non onorati dalla banca del cliente o dalla società della carta di credito.
• Responsabilità per i costi correlati: è necessario indicare qui chi è responsabile di tutti i costi e / o depositi relativi all’utilizzo della sede e per ottenere tutte le autorizzazioni, autorizzazioni o altri requisiti per il servizio di catering per fornire servizi presso la sede.
• Assicurazione e indennizzo: Lei, in qualità di servizio di catering, potrebbe dover ottenere un’assicurazione di responsabilità generale relativa ai propri servizi in occasione di un evento. Ma per la tua sicurezza e la sicurezza delle tue apparecchiature, dovresti indicare qui chi sarebbe responsabile per i danni arrecati dagli ospiti dell’evento.
• Limitazione dei rimedi: Se un catering non può adempiere i suoi obblighi ai sensi di un contratto dichiarato per motivi al di fuori del suo controllo, il servizio di catering può individuare e trattenere una società di catering sostitutiva senza costi aggiuntivi per il cliente o rimborsare l’intero importo del cliente. Caterer non sarà responsabile per eventuali danni o compensi aggiuntivi in ​​queste circostanze.
• Risoluzione delle controversie: Al fine di proteggere la tua attività da pubblicità negativa, puoi impedire al cliente di pubblicare qualsiasi informazione negativa su qualsiasi problema derivante dal contratto o dall’evento su qualsiasi forum o sito Web online senza fornire un preavviso scritto del contenuto previsto e fornire all’altra parte l’opportunità di risolvere amichevolmente eventuali problemi tra le parti.
• Deposito : è necessario delineare il deposito minimo richiesto da un cliente prima che possa iniziare il lavoro. A volte è una conferma che l’accordo è stato concluso. I catering richiedono un deposito compreso tra il 50 e il 75 percento. Il deposito viene solitamente calcolato sul prezzo totale stimato dell’evento; e il deposito deve essere depositato nella banca della società prima dell’evento.
• Pagamento residuo: Questa parte indica quando verranno effettuati i pagamenti rimanenti. Indica in genere il numero esatto di giorni. Se il pagamento non è stato ricevuto entro la data di scadenza, il catering può applicare un tasso di interesse ai fondi. Più i fondi vengono trattenuti, più aumentano gli interessi, proprio come in un prestito.
• Pagamenti IVA: Devi indicare se i tuoi addebiti sono comprensivi o al netto di IVA e chi deve assumersene la responsabilità.
• Modalità di pagamento: Devi delineare le modalità di pagamento accettabili per la tua attività e se qualsiasi altra modalità di pagamento può essere preso in considerazione in caso di emergenza e se questo pagamento di emergenza richiede una commissione.
• Modifiche alla sede : se ci fosse una modifica della sede a metà strada, attirerebbe una commissione e quanto intendi addebitare come commissione.
• Annullamento: A volte, gli eventi vengono annullati a causa di circostanze impreviste. Se si è verificato un annullamento di un evento, ciò attirerebbe una commissione e quanto sta guardando il tuo cliente?Di solito le cancellazioni comportano commissioni in base alla data della cancellazione. Alcuni ristoratori addebitano il 50% del conto stimato se l’evento è stato annullato entro quattordici giorni dall’evento e il 100% con sette giorni. Se hai assunto subappaltatori per l’evento, anche il tuo cliente sosterrebbe i costi. Questo dovrebbe essere esplicitamente dichiarato.
• Danni: di solito i danni si verificano in un evento, quindi è necessario indicare in termini chiari chi sopporterebbe il costo dei danni o della perdita su entrambi lato e quello dei subappaltatori.
• Sostituzioni: A volte durante la preparazione del pasto, potresti non avere tutti gli ingredienti che desideri a causa di una circostanza o dell’altra. Dovresti dichiarare che ti riservi il diritto di sostituire un ingrediente non disponibile.
• Modifica del prezzo: I prezzi indicati potrebbero a volte non essere alla pari con ciò che è necessario per svolgere il lavoro di ristorazione con soddisfazione del tuo cliente. Devi dichiarare di avere il diritto di modificare i prezzi in caso di fluttuazione dei prezzi.
• Vini: i vini sono generalmente soggetti alla disponibilità del mercato e questo dovrebbe essere indicato chiaramente. Annate e prezzi possono essere modificati. Le commissioni di sughero si applicheranno al Cliente qualora desiderino fornire le proprie bevande.
• Finiture in ritardo: Se l’evento persiste fino a tardi e l’aumento dei costi di trasporto, è necessario dichiarare chi pagherebbe il costo aggiuntivo.
• Reazioni allergiche: devi prendere provvedimenti per le allergie. Devi dichiarare esplicitamente che non puoi garantire che qualsiasi prodotto nel tuo menu sia totalmente privo di noci, derivati ​​di noci o altri ingredienti a cui gli ospiti possono avere una grave reazione allergica poiché non puoi operare in un ambiente privo di noci. Dovresti consigliare ai loro ospiti di parlare direttamente con te il catering in modo da poter organizzare un’alternativa adatta. Con questi termini in vigore, la tua azienda non potrà mai essere ritenuta responsabile se qualcuno ha una reazione allergica al tuo cibo.
• Reclami e azioni legali: dovresti anche indicare a quale condizione un il reclamo deve essere presentato e in quale arco di tempo dovrebbe essere archiviato. Questo è molto importante per impedire ai clienti di presentare reclami ogni volta che si svegliano e hanno voglia di presentare reclami. Dovresti includere le commissioni e chi sopporterebbe il peso delle commissioni sostenute nel deposito e a quali condizioni sarebbero nate le commissioni.

In conclusione

La chiave del contratto è definire le aspettative di tutte le parti coinvolte. Descrivendo chiaramente le responsabilità del catering e del cliente, un buon contratto elimina l’ambiguità, che a sua volta aiuta a evitare controversie. Gli eventi approvati possono essere stressanti per tutti, ma se inizi con un buon contratto, personalizzato in base alle tue e alle esigenze del tuo cliente, sarai sulla buona strada per il successo.