Un segretario occupa una posizione molto potente in qualsiasi organizzazione. Quando una persona entra nella tua azienda per la prima volta, la prima persona che probabilmente vedrà è il tuo segretario o l’addetto alla reception e il modo in cui viene trattato da loro farebbe molto per creare un’impressione della tua azienda nella mente dei visitatori.

Pertanto, non è errato affermare che i segretari / receptionist sono i creatori di immagini della tua azienda. Devono saper vestirsi bene, parlare bene e persino parlare bene; devono anche essere persone in grado di mantenere informazioni riservate e di essere puntuali al lavoro ogni giorno. Alcune delle cose a cui prestare attenzione quando intervista per una posizione di segretaria o receptionist includono:

6 fattori da tenere d’occhio quando intervista un segretario / receptionist

• Livello di esperienza -: dovresti scoprire quanto il candidato sa di essere un receptionist / segretario e se ha già ricoperto una posizione simile in precedenza.
• Competenze -: un’altra cosa a cui prestare attenzione sono le abilità del candidato come capacità comunicative e di battitura.
• Capacità di lavorare con i superiori -: gli addetti alla reception / segretarie avrebbero principalmente lavoratori senior con i quali dovrebbero lavorare. Vorresti sapere se questa persona può lavorare bene con i suoi superiori.
• Abilità comunicative tra uffici -: Vorresti anche determinare se questa persona è in grado di affrontare le diverse personalità che probabilmente incontrerà ogni giorno.
• Puntualità-: ogni altra persona potrebbe svolgere un’attività lavorativa, ma non l’addetto alla reception. La posizione che occupa è così importante che deve essere sempre al lavoro e devi scoprire se questa persona è in grado di impegnarsi in questo.
• Competenze multi-presa-: Il carico di lavoro di un segretario è generalmente pesante. Deve digitare, rispondere alle chiamate, ricevere ospiti e fare molte cose contemporaneamente. La capacità di multi-task è un’abilità molto importante che ogni segretario deve avere.

Come prepararsi per una sessione di intervista con il segretario / receptionist

• Scegli un luogo per l’intervista . La posizione dovrebbe essere un luogo tranquillo con meno distrazioni.
• Decidi il momento dell’intervista . Quanto durerà l’intervista.
• Seleziona il pannello dell’intervista . Se hai un manager del personale, dovrebbe essere nel pannello delle interviste. Dovresti anche includere alcune delle persone con cui l’addetto alla reception lavorerebbe all’interno dell’organizzazione.
• Stampa una copia del curriculum vitae di ciascun candidato e consegnalo ai membri del panel dell’intervista in modo che possano imparare alcune cose sul candidato e conoscere alcune delle domande a chiedi prima dell’intervista.
• Prepara le tue domande prima e decidi su chi farà ciascuna domanda.

Alcuni delle domande che dovresti porre durante l’intervista includono-:

35 Possibili domande che puoi porre a potenziali segretari / receptionist

1. Hai qualche esperienza con la manutenzione del calendario e la pianificazione delle riunioni? In caso affermativo, come si pianifica una riunione?
2. Quali sono gli aspetti da prendere in considerazione quando si pianifica una riunione?
3. Con quale software di gestione del calendario si ha familiarità?
4. Che cosa sono le informazioni riservate?
5. Se un’informazione / un file viene taggato come riservato, come lo gestiresti?
6. Dimmi cosa sai sui sistemi di archiviazione.
7. Come conservi i record?
8. Come gestiresti l’archiviazione del computer?
9. Che cos’è una lettera formale e informale?
10. Che cosa sarebbe includi in una lettera formale che non ti preoccuperesti di averne una informale?
11. Hai dei campioni di lettere formali che hai scritto in passato?
12. Quali sono i diversi tipi di sistemi di comunicazione aziendale?
13. Quale software o applicazione utilizzi per assicurarti di scrivere correttamente?
14. Invia una lettera al segretario con alcuni errori e chiedile di modificare la lettera in pochi minuti.
15. Quali sfide affronti quando cerchi di fornire una comunicazione scritta?
16. Quali passi prendi per assicurarti che i file siano facilmente reperibile soprattutto in tua assenza?
17. Perché vuoi lasciare il tuo lavoro attuale?
18. Quali suggerimenti o consigli di miglioramento hai per noi in base alle nostre attuali procedure di segreteria?
19. Se avevi diverse priorità che dovevano essere gestite contemporaneamente, come selezioni quale gestire per prima?
20. Descrivi il multi-tasking?
21. Pensi che sei in grado di svolgere più attività?
22. Che cosa succede se scopri che il tuo carico di lavoro è un po ‘troppo pesante, cosa faresti?
23. Come gestiresti scadenze rigorose?
24. Parlami di un momento in cui hai d gestire una scadenza molto rigida entro un tempo insufficiente.
25. Con quale tipo di software e applicazioni hai familiarità?
26. Qual è la tua velocità di battitura?
27. In una riunione di gestione, quali sono le cose che un segretario dovrebbe fare?
28. Come si gestiscono le persone difficili al telefono?
29. Un visitatore o un cliente è mai stato scortese con te? In tal caso, come ti sei sentito e come lo hai gestito?
30. Come gestisci i clienti arrabbiati?
31. Sei un lavoratore molto veloce o ti piace prenderti il ​​tuo tempo in modo da non commettere errori?
32. Che cos’è la correzione di bozze?
33. Cosa sono le cose a cui prestare attenzione durante la correzione di bozze?
34. Ti piace lavorare con altre persone o preferisci lavorare da solo?
35. Qual è l’importo minimo che puoi prendere se ti viene offerto questo lavoro ?

Queste sono le domande di base che dovresti porre ai candidati che intervistano per una posizione di segretaria / receptionist. Puoi anche considerare di fare un ulteriore passo dando al candidato alcune attività pratiche da svolgere come scrivere una lettera o rispondere a una telefonata.

Dovresti anche osservare il modo in cui il candidato si veste e si confronta; le segretarie dovrebbero essere ben vestite, educate ed essere sempre di buon comportamento. Poiché la persona gestirà anche molte informazioni riservate, potresti voler esaminare lo sfondo del candidato e chiedere riferimenti in modo da poter essere al sicuro.