Il successo di ogni evento è quando sia gli organizzatori che i partecipanti sono soddisfatti il risultato dell’evento ed è responsabilità dell’organizzatore dell’evento assicurarsi che tutto funzioni come previsto / concordato. Qual è il vantaggio di assumere i servizi di un organizzatore di eventi se i partecipanti lasciassero scontenti o non ottenessero valore per i loro soldi? Come organizzatore di eventi molto si trova sulla tua spalla.
La chiave per un evento di successo è assicurarsi che tutto ciò che è elencato nelle liste di controllo della pianificazione dell’evento sia spuntato. È un dato di fatto, se ti sottoponi a una formazione sulla pianificazione degli eventi, ti verrà insegnato come redigere liste di controllo per la pianificazione degli eventi per vari eventi e componenti chiave che devono essere elencati nelle tue liste di controllo.
Come umani, quando sono sotto pressione, la maggior parte di noi tende a dimenticare le cose ed è esattamente ciò che gli organizzatori di eventi sono inclini al proprio lavoro.Pertanto, se si desidera continuare a lavorare come organizzatore di eventi , è necessario essere consapevoli del fatto che la pressione fa parte dell’accordo e che è responsabilità dell’utente escogitare un mezzo per offrire indipendentemente dalla pressione di il progetto che stai gestendo.
Come sarà se hai il contratto per organizzare un’assemblea generale annuale (AGM) per una multinazionale solo per te scoprire che il sistema di indirizzo pubblico è difettoso quando il presidente monta il podio per pronunciare il suo discorso? Ora consideriamo 10 liste di controllo per la pianificazione di eventi per conferenze;
10 liste di controllo per la pianificazione di eventi cruciali per conferenze
1. Luogo (sala o sala conferenze)
The la prima cosa che dovrebbe essere in cima alla lista nelle liste di controllo per la pianificazione degli eventi per le conferenze è la sede dell’evento. Sarai abbastanza d’accordo sul fatto che se non ci sono spazi non ci saranno eventi se non una conferenza online; anche nelle conferenze online sarà necessario selezionare una piattaforma che ospiterà la conferenza. Quindi, se stai creando le tue liste di controllo come organizzatore di eventi, assicurati che la sede dell’evento sia scritta in modo audace nelle tue liste di controllo.
2.Guest Speakers
Un’altra cosa che non deve mancare nelle liste di controllo della pianificazione degli eventi per una conferenza è gli oratori ospiti. Dopo aver discusso con gli organizzatori dell’evento e avere una chiara immagine dei risultati della conferenza, è possibile andare avanti per elencare i possibili relatori che possono fornire come previsto. Pertanto, è molto importante selezionare i relatori per la conferenza prima di inviare inviti o pubblicizzare l’evento.
3. Processo di prenotazione dei posti
Il processo di prenotazione dei posti è un aspetto della pianificazione degli eventi che non deve essere omesso. Se è una conferenza aperta a tutti, allora dovrebbe esserci un processo per controllare il numero di partecipanti che possono partecipare alla conferenza, quindi la prenotazione obbligatoria del posto prima di partecipare alla conferenza. Assicurati quindi di includere il processo di prenotazione del posto nelle tue liste di controllo, tranne per il fatto che sei pronto a gestire la folla in eccesso.
4. Materiale congressuale e promozionale
I materiali congressuali e promozionali sono un altro fattore chiave che non deve essere escluso dalle liste di controllo per la pianificazione di eventi per le conferenze.Oltre a distribuire la brochure nei giorni della conferenza, è necessario distribuire materiale promozionale con largo anticipo rispetto ai giorni previsti per la conferenza. La compilazione dei contenuti e la gestione della stampa richiedono tempo, motivo per cui è importante risolvere tutto in tempo per evitare delusioni dell’ultimo minuto che possono troncare il successo della conferenza. Quindi assicurati che la conferenza e il materiale promozionale facciano parte delle tue liste di controllo.
5. Sistema di diffusione sonora
Senza un buon sistema di diffusione sonora la tua conferenza fallirà perché entrambi i chi parla e i partecipanti faranno fatica a comunicare tra loro. Quindi è importante includere il sistema di indirizzi pubblici come parte delle tue liste di controllo. Prima di selezionare il sistema di indirizzi pubblici, assicurarsi che sia stato testato più volte per assicurarsi che funzioni in modo efficace e, se possibile, organizzare i backup.
6. Disposizione degli annunci
Al fine di convincere le persone a partecipare alla conferenza, ci dovrebbe essere una forma di pubblicità. Quindi parte di ciò che dovrebbe essere nelle liste di controllo degli eventi è la disposizione degli annunci. Assicurati di essere stato in grado di ottenere una risposta positiva dalle tue inserzioni prima di selezionare questa parte della tua lista di controllo. Se non stai ottenendo il tipo di risposta prevista, sarà necessario adottare un altro modello pubblicitario, motivo per cui non dovresti avere fretta di spuntare questa parte.
7.Prenotazioni di voli e hotel per relatori ospiti
Un altro componente chiave che non deve mancare nelle liste di controllo per la pianificazione di eventi per una conferenza sono le prenotazioni di voli e hotel per relatori ospiti. Sarà fuori posto per portare il tuo ospite in città e iniziare a spostarti da una parte all’altra della città alla ricerca di un hotel adatto. Assicurati che le prenotazioni di hotel e voli siano ben gestite in anticipo.
8. Automobili in standby e conducenti per gli oratori ospiti
Parte di ciò che deve essere nella tua lista di controllo è auto e autisti in standby per i tuoi oratori ospiti. Non fare affidamento sul fatto che qualcuno offrirà volontariamente la propria auto il giorno della conferenza. Assicurati di averlo risolto in anticipo e di utilizzare il servizio di noleggio auto per evitare delusioni dell’ultimo minuto.
9. Uscieri per la conferenza
Gli uscieri per la conferenza sono un altro fattore che non deve essere escluso dalle liste di controllo per la pianificazione degli eventi. Come organizzatore di eventi, dovresti essere in grado di conoscere il numero di utenti che saranno necessari per gestire il tuo evento ed è tua responsabilità assicurarti di firmare un accordo con loro in anticipo per garantire i loro servizi per il tuo evento se non vuoi essere deluso.
10. Modulo di feedback
Il segno distintivo di una conferenza / evento di successo è quando si è in grado di ottenere feedback dai partecipanti e dai facilitatori / relatori.Quindi assicurati che il tuo modulo di feedback sia stampato e distribuito durante la conferenza.
10 suggerimenti per la pianificazione di super eventi per garantire un evento senza intoppi
La pianificazione di un evento comporta sempre le sue sfide. Bisogna fare molta attenzione nel vedere che ci sono un sacco di cose. Che si tratti di un evento piccolo o grande, c’è sempre la necessità di essere al passo con i piedi per assicurarsi che non venga tralasciato nulla in grado di rovinare il successo dell’evento.
L’evento inizia dal giorno stesso la pianificazione ha inizio. Dal dare le carte degli inviti, all’RSVP, all’aspetto della ristorazione e cosa hai. Tutto il processo che porta all’eventuale successo dell’evento è molto importante. È per questo motivo che gli esperti ‘incrociano tutti i Ts’ per essere sicuri che il loro marchio sia ben rappresentato e in modo che possano ottenere potenziali clienti ai loro eventi ben organizzati.
Se sei un gestore di eventi o stai cercando per far fluttuare i tuoi eventi pianificando la tua attività, i seguenti suggerimenti su come pianificare un evento senza intoppi ti farebbero un grande bene.
a. Ricevi prima i pagamenti
Uno dei fattori che ostacolano la navigazione regolare di un evento potrebbe essere costituito dai fondi. Pertanto, assicurati che i tuoi clienti ti paghino abbastanza bene da poter mettere in ordine tutte le cose che sarebbero necessarie. Questo include; sistemare il ristoratore che sarebbe sellato con il pasto. Anche il fotografo, i decoratori e altri che sono fondamentali per il successo dell’evento.
b.Avere piani di backup
È molto importante disporre di un piano di backup o piuttosto sostituire ogni persona a bordo. Se ad esempio il tuo decoratore per alcuni motivi non è riuscito a fornire tutto ciò che è necessario per avere il luogo dell’evento ben decorato, puoi prendere in considerazione il pagamento di un extra in modo che possano avere un sostituto.
c. Avere un suono di prim’ordine
Devi assicurarti di avere un disc jockey affidabile, così come un sistema audio. Questo è così che non ti imbatti in un intoppo. Non è necessario costare un braccio e una gamba per farcela. Tuttavia, assicurati di avere la persona giusta. Se necessario; potresti considerare di pagare un premio per avere il miglior servizio.
d. Pianifica la strada da percorrere
È molto importante pianificare la strada da percorrere. Per esempio; se un evento è tra un anno, non è necessario attendere fino a una settimana per iniziare a mettere in atto le cose. In effetti, puoi iniziare a organizzare le cose circa tre mesi alla data. Prenota la persona dei suoni, il ristoratore, il fotografo, tra l’altro con largo anticipo.
e. Lascia che la tua scelta del luogo dica tutto
Se il tuo evento è incentrato sulla crème de la crème nella società, allora la tua scelta del luogo dovrebbe riflettere questo. Ciò significa che devi cercare tutti i luoghi migliori in grado di soddisfare il calibro delle persone attese.
f.Assicurati che ci sia un parcheggio
Quando scegli un luogo per un grande o piccolo evento, assicurati di averne uno che abbia abbastanza parcheggi per accogliere i tuoi ospiti. Il tuo evento potrebbe rivelarsi un disastro se i tuoi ospiti non hanno ampio spazio per parcheggiare le loro auto. Puoi considerare quanto dista il parcheggio dalla sede dell’evento, se il luogo dell’evento che hai scelto ha molto, se il parcheggio è sicuro e altri.
g. Abbia abbastanza gente di servizio
Sarebbe un disastro se tu avessi un evento che prevede di avere un centinaio di ospiti e hai solo una persona per servire tutti. Le cose sarebbero rallentate, così come ci sarebbe molta distrazione. D’altra parte, se ci sono cinque o più persone, puoi essere sicuro che tutti otterrebbero i loro drink e pasti in tempo, riducendo così il rumore e la distrazione.
h. Ottima temperatura della stanza
Quale ospite vorrebbe partecipare a un evento e avere la stanza così calda e soffocante? Nessuno. Quindi, per organizzare un evento senza intoppi, devi capire che la stanza ha la giusta temperatura. Qual è la temperatura giusta ? Ciò significa un luogo fresco, ben ventilato e fresco.
i. Bagno immacolato
Quando prenoti per l’evento, assicurati che ci sia un buon bagno lì.A nessuno piace un bagno sporco e così devi preparare la gente il cui compito è quello di mettere in ordine il bagno ad ogni uso. Fai il possibile per farlo e avrai un evento di successo.
j. Abbi varietà
Una delle cose che sono in grado di rovinare un evento è quando non c’è varietà. Assicurati che i tuoi ospiti abbiano la possibilità di scegliere ciò che vogliono bere e mangiare. In effetti, devi pianificare di provvedere a una varietà di bevande e cibi in modo che i tuoi ospiti possano avere quello che volevano.
Questi sono alcuni dei suggerimenti e l’elenco di controllo dell’evento che ti aiuterebbero a organizzare un intoppo gratuito evento. Ci sono altre cose a parte ciò che devi fare.
