20 domande cruciali sulla pianificazione di eventi da porre ai tuoi clienti

Fare soldi come organizzatore di eventi significa garantire che i tuoi clienti siano soddisfatti ogni volta che ti contrattano i loro eventi per gestirli per loro conto. La verità è che una volta che sarai in grado di soddisfare o superare le aspettative dei tuoi clienti, avrai probabilmente attività ripetute e nella maggior parte dei casi riceverai anche referenze. Sarai abbastanza d’accordo sul fatto che la pubblicità passaparola di clienti soddisfatti farà sempre molto per aumentare le tue entrate e anche per promuovere il tuo marchio.

Se sei mai stato ad un evento ben organizzato, sia esso aziendale o informale funzione, ti renderesti conto del livello di dettaglio che è stato preso in considerazione. È significativo affermare che il duro lavoro gioca un ruolo chiave nel mettere tutto insieme. Questo è il motivo per cui quelli alla guida della vicenda quando si tratta di pianificazione degli eventi lavorano 24 ore su 24 per vedere che le cose prendono forma.

La pianificazione di un evento a volte può richiedere molto lavoro duro e intelligente. Ciò è dovuto all’atmosfera che deve essere raggiunta con qualsiasi progetto e decorazione sia adottato.È quindi necessario che, nel dare ai vostri clienti il ​​meglio, prendiate in considerazione alcuni fattori molto importanti. Quali sono questi fattori, potresti semplicemente chiedere?

Se stai pensando di entrare nel settore della pianificazione di eventi o sei un novellino , o anche già nel settore da un po ‘di tempo e a volte hanno problemi a offrire efficacemente ai tuoi clienti le migliori offerte in base al fatto che sono sotto quotate, quindi potresti prendere in considerazione i suggerimenti in questo articolo. Qui di seguito sono 20 solide domande che devi porre ai tuoi clienti prima di fare un preventivo.

Dare un preventivo per un evento 20 Domande cruciali da porre ai tuoi clienti

1. Che tipo di evento è?

Questa è una delle domande che dovrebbero porre le basi di come i tuoi clienti vorrebbero essere serviti. Perché questa domanda è di grande essenza, potresti chiederti? È indispensabile che tu lo chieda per sapere se si tratta di una festa, di spettacoli informali di intrattenimento, ecc. o meglio ancora di una società uno.

2. Qual è lo scopo dell’evento?

Una volta che un cliente ti coinvolge come organizzatore di eventi, la prima domanda che devi porre chiedere al cliente è di conoscere lo scopo dell’evento. Lo scopo dell’evento farà molto per aiutarti a determinare la struttura ideale da utilizzare per l’evento, il tempo che sarà ideale per l’evento, la natura dei programmi per l’evento e un sacco di altri fattori che aiuteranno a modellare l’evento in una gita di successo.

3. Qual è il tuo budget?

La prossima domanda che dovresti porre al tuo cliente come organizzatore di eventi professionale è conoscere il budget dell’evento. Non importa quanto grande, divertente o educativo desideri che il tuo evento sia, è il budget che determinerà se puoi raggiungere il tuo obiettivo. Conoscere il budget di un evento come organizzatore di eventi può aiutare molto nella pianificazione efficace dell’evento.

4. Quale data, ora e luogo hai in mente?

Un’altra domanda chiave che ci si aspetta che si ponga al cliente è quella di conoscere la data, l’ora e il luogo che ha in mente per l’evento.Sebbene, in qualità di organizzatore di eventi professionale, sei in grado di influenzare la data, l’ora e il luogo di un evento, ma è comunque consigliabile sapere cosa ha in mente il cliente.

5. Cosa fare Hai intenzione di raggiungere con l’evento (il tuo obiettivo)

Dovresti anche chiedere al tuo cliente cosa intende raggiungere con l’evento – il suo obiettivo. Porre loro questa domanda aiuterà a stabilire chiaramente un obiettivo per l’evento e a pianificare efficacemente il successo dell’evento.

6. In quale luogo desideri ospitare l’evento?

Nella misura in cui hai il privilegio di suggerire una posizione ideale per il tuo cliente, non è fuori luogo conoscere la posizione che preferirebbero per il loro evento. Puoi solo suggerire diversamente se sai che il luogo che scelgono non sarà l’ideale per la natura per l’evento che intendono ospitare.

7. Quanti ospiti stai guardando?

Questa è un’altra domanda a cui i tuoi clienti devono essere pronti a rispondere. Il numero di ospiti che stai cercando di partecipare al tuo evento in larga misura informerebbe altre cose. Per esempio; se il tuo cliente ti dice che ci si aspetta una trentina di ospiti, allora diventa facile provvedere al cibo per quella quantità di persone.

8. Hai qualche tema in mente?

Ogni client ha un debole per un tema particolare o l’altro.È per questo motivo che devi prima scoprire cosa vorrebbero davvero come tema. Sapere che ciò ti aiuterebbe in larga misura a prepararti abbastanza in anticipo per gli strumenti e gli accessori che sarebbero necessari.

9. Che tipo di evento sarebbe?

Ormai dovresti già sapere che eventi diversi si presentano con i loro vari costi. Pertanto, devi chiedere al tuo cliente se si tratta di un evento interno o esterno. Con un evento all’aperto, potresti dover spendere abbastanza di più nei disegni e nelle decorazioni che dovresti usare. Tuttavia, per l’evento indoor, puoi essere certo di spendere meno nell’organizzazione di cose rispetto al primo. Quindi devi risolvere questo problema.

10. Che tipo di ospiti avresti?

Questa è anche una domanda con cui non vuoi scherzare. Perché è così? Questo è importante perché vorresti conoscere l’identità etnica, così come la razza delle persone che intendono partecipare, in modo da sapere se dovresti pianificare per gli stranieri mentre pianifichi i pasti.

11. Chi è il tuo pubblico di destinazione?

Per essere in grado di pianificare efficacemente un evento che dovresti conoscere il pubblico target per l’evento. Quindi assicurati di porre questa domanda quando coinvolgi i tuoi clienti come organizzatore di eventi.Una volta che sei in grado di definire il tuo pubblico di riferimento, ti sarà più facile scegliere il mezzo pubblicitario e anche selezionare facilitatori o formatori e altri

12. Qual è il calibro dei relatori pubblici / facilitatori / MC / formatori Intendi invitare?

Come organizzatore di eventi professionale hai il diritto di suggerire oratori o facilitatori pubblici o MC o formatori per il tuo cliente, ma sarà una buona idea chiedere loro la loro scelta. Ti darà un’idea più chiara di ciò che vogliono e che ti aiuterà a pianificare il successo dell’evento.

13. Intendi fonte per gli sponsor ?

Un’altra domanda che devi porre al tuo cliente come organizzatore di eventi è sapere se intendono procurarsi sponsor per il loro evento. Le informazioni che riceverai ti aiuteranno nella corretta pianificazione dell’evento. Ad esempio, se l’evento sarà un evento sponsorizzato, allora farai in modo che gli sponsor mostrino i loro banner dentro e intorno alla sede dell’evento e anche tu provvederai ai loro stand; un luogo in cui le persone possono fare domande sugli sponsor e sui loro prodotti.

14. Che tipo di pasti vuoi?

Devi chiedere ai tuoi clienti il ​​tipo di pasti che vorrebbero servire durante l’evento. Ciò significa che se hai a che fare con ospiti con una miscela di neri e bianchi, puoi chiedere se vorrebbero dei piatti locali e intercontinentali.Questo per creare un equilibrio nell’elenco dei menu.

15. Quali tipi di bevande desideri?

Le bevande sono una parte essenziale di un evento. È un dato di fatto, quando non si beve un drink durante gli eventi, tende a mostrare che manca davvero qualcosa. Quindi devi chiedere al tuo cliente i tipi di bevande che vorrebbero essere serviti. Sarebbe soda, birre, bevande analcoliche, vini, Chapman e cosa hai? Assicurati di stabilirlo prima di citare.

16. Forniresti ai furgoni di spostare i pasti?

Devi chiedere al tuo cliente questo, come alcuni clienti preferiscono venire a spostare i pasti nella sede quando tutto è impostato in modo da risparmiare sui costi. Al contrario, se tu fossi quello che si occupa di quello, allora devi considerare il costo del gas nell’auto, così come i costi di manutenzione di altri veicoli.

17. Be A Buffet?

Ti verrà anche chiesto di chiedere al tuo cliente se il suo evento è un tipo di evento a buffet, o se saresti tu a servire agli ospiti ciò di cui hanno bisogno. Perché è importante? Questo è particolarmente importante perché i buffet ti costerebbero di più da gestire, contro se dovessi servire agli ospiti tutto ciò di cui avevano bisogno.

18. Ci sarebbe un After Party?

Così tanti eventi in questi giorni, finiscono con after-party. È per questo motivo che devi chiedere al tuo cliente se ne avrebbe avuto uno.Questo è così che puoi anche prevederlo. Un modo in cui potresti voler fare questo è prenotare alcuni rinfreschi per l’after party in modo da non cadere in un intoppo.

20. Quali sono i tuoi benchmark di successo?

Il segno distintivo di un evento è quando i parametri di successo vengono raggiunti o addirittura superati. Quindi parte di ciò che devi chiedere al tuo cliente come organizzatore di eventi professionale è conoscere le aree chiave misurabili in cui vorrebbero che l’evento venisse valutato. Potrebbe essere il numero di partecipanti che hanno partecipato all’evento, il feedback che hanno ricevuto dall’evento e potrebbe essere qualsiasi indicatore di successo come concordato dagli organizzatori dell’evento.

Queste sono le domande principali di cui avresti davvero bisogno chiedere ai tuoi clienti di citare bene e alla fine ottenere la migliore offerta di profitto. Assicurati di considerare davvero tutto ciò in modo da sorridere in larga misura alla banca.

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